De deelnemers aan het seminar Turbomanagement stuurden hun eigen tijdbespaartip naar ons toe. In deze blog een mooie selectie van slimme tips om efficiënter te werken en tijd te besparen:
Turbotip: Dichte-deur beleid
Stop met het 'open deur management' en gooi 2x daags de deur een uur dicht! Communiceer dit duidelijk en helder (op je deur) zodat het bekendheid krijgt. Je zult versteld staan van de berg werk die je weg krijgt in deze 2 uur en geloof me, je wordt niet gemist en als het echt dringend was, komen mensen terug, de rest verdwijnt in de bak met ‘zelf oplossende problemen’.
Babbe Winkens
Turbotip: Reizen = lezen
Voor mijn werk moet ik behoorlijk wat reisuren maken. Ik maak gebruik van luisterboeken in de auto om mijn reistijd nuttig te besteden. Er zijn verschillende managementboeken op luistercd’s verkrijgbaar. Rijden wordt lezen!
Naima Kassem
Turbotip: kappen na 3 kwartier
Ik doe niet aan meerurige vergaderingen, en daar ben ik vooraf ook helder over. Meerdere uren achter elkaar vergaderen slaat nergens op. In één ruimte met meerdere mensen is al een behoorlijk opgave voor je spanningsboog. En dan moet je ook nog slim kijken of nog erger: iets geniaals zeggen. Hoe ENORM en COMPLEX (yeah, right) het onderwerp ook is: na 3 kwartier heb je echt het meeste wel te pakken. En als er nog een aanvullend bijeenkomstje nodig is, dan kan dat. Maar de drempel is er dan wel. Voor mij duurt geen enkele vergadering dus langer dan 45 minuten. Je hebt dan in je agenda steeds een natuurlijk academisch kwartiertje voor wat frisse lucht, hoofd leegmaken, de wc, een glaasje water, een appel of een loopje.
Marianne de Jonge
Turbotip: niet ‘bijpraten’ op vergaderingen
Tijdens veel projectvergaderingen wordt (veel) tijd besteed aan het doorlopen van een actielijst, waarbij iedereen van zijn actiepunt de status doorgeeft. Dat kost veel tijd en voegt niets toe aan de vergadering. Het kan veel slimmer. Door vooraf, per mail de status aan de projectleider door te geven (die dat evt. doorstuurt als het relevant is voor andere teamleden). De projectmeeting krijgt daarmee weer de inhoud waarvoor bij bedoeld is: actualiteiten en overlappende zaken bespreken en tips aandragen als een ander vastloopt.
Bert van Winssen
Turbotip: Documenten zoeken? Uitbesteden!
Het zoeken en vinden van mailtjes of documenten in je computer is een tijdrovende klus. Waar staat dat document ook alweer? Hoe had ik dat mailtje ook alweer gearchiveerd? Het zoeken in je PC kun je uitbesteden. Er zijn speciale zoekmachines voor. Ik gebruikt Copernic desktop search (eenmalig 40 euro). Die bespaart mij elke dag wel 30 minuten om mails en documeten op te zoeken
Johan Hagoort
Turbotip: mailtijd ‘op rantsoen’
Reserveer dagelijks ruimte in je agenda voor het opschonen van uw inbox (bijv. 2x 1/2 u p/dag). Alleen op deze momenten open je je mailbox en verstuur, lees, beantwoord en archiveer je mail. Houd je aan de gereserveerde tijd. Op deze manier houd je inbox je niet steeds van je echt belangrijke werkzaamheden. Het bevordert telefoongebruik en verminderd lange discussies per mail.
Jilles Duyndam
