Timemanagement: 3 tips om het e-mailmonster te temmen!

Veel mensen worden geleefd door hun e-mail en komen niet meer aan hun echte werk toe. Al die volle mailboxen kosten veel tijd, stress en geld. Maar hoe doorbreek je de e-mail verslaving? Kim Spinder stopte op 1 januari 2011 volledig met e-mail. 7 jaar later heeft ze nog steeds geen e-mail gelezen of geschreven. Hoe dan? Hieronder lees je 3 tips voor timemanagement met e-mail.

Hoe erg is onze e-mailverslaving?

Een leven zonder e-mail? Wie kan zich dat nog voorstellen? Uit cijfers blijkt dat werknemers dagelijks gemiddeld 112 (!) e-mails verzenden en ontvangen. Maar liefst 85% van hen reageert binnen 2 minuten op een ingekomen e-mail, 70% zelfs binnen 6 seconden. Gemiddeld duurt het vervolgens 64 seconden voor hun aandacht weer volledig gericht is op hun eigenlijke taak. E-mail heeft dus een enorm negatief effect op je timemanagement.

>> Hieronder lees je de 3 slimste tips om direct tijd te besparen op je mailbox!

1. Mail op vaste tijden

Spreek met jezelf af dat je bijvoorbeeld alleen nog tussen 11-12 uur en 16-17 uur je mail leest en beantwoordt. Zet de rest van de dag je e-mailnotificaties uit. Zo kun je de rest van je tijd ongestoord werken aan écht belangrijke dingen. Een stuk productiever en efficiënter dus! Voel je druk naar je collega's? Laat ze weten wat jouw e-mailbeleid is en wanneer ze een antwoord kunnen verwachten. Willen ze sneller antwoord, bekijk dan de andere 

2. Gebruik andere media

  • loop persoonlijk langs als het even kan
  • app als je een korte vraag hebt
  • bel als je een langere vraag hebt of een voorstel hebt
  • gebruik intranet of dropbox voor het delen van bestanden

3. Stuur effectieve mails en stop met CC'en

Je kunt de wereld een betere plek maken door zelf alvast te stoppen met langdradige e-mails en onnodige CC's. Je kunt zelfs het beleid hanteren dat je geen mails meer leest waar je in CC staat. Er wordt dan blijkbaar ook niets van je verwacht.

  • Hou mails kort
  • Hou het op 1 onderwerp of 1 vraag
  • Schrijf in de onderwerpsregel duidelijk waar het over gaat
  • Stuur binaire mails: zorg dat anderen alleen maar met 'ja' of 'nee' hoeven te antwoorden.

 

Minder e-mailen, meer samenwerken.

 

Meer tips en praktische inzichten over timemanagement? Het seminar 24 manieren om een uur te besparen geeft je minimaal 24 technieken die je minimaal een uur waardevolle tijdwinst opleveren. Meer informatie over het seminar?

Meer over het seminar

Dit is ook leuk